У статті розглянемо ефективний механізм використання автоматичних посилань у документі Word. Нумерація посилань може стати в нагоді тим, хто використовує в тексті документа (статті, реферату, диплома або дисертації) посилання на список літератури в кінці документа. Автоматичні посилання – це покажчики (числа) у тексті, які можна легко оновити у разі, якщо змінилася послідовність джерел, куди посилаються ці покажчики. Наприклад, у разі ручної нумерації, якщо було видалено джерело №20 з 120 існуючих, доведеться вручну замінити в тексті посилання на 100 джерел, що йдуть за видаленим. Автоматична нумерація посилань після видалення одного джерела всі, що йде за ним, зробить менше на одиницю, і т.д.
Способ оформлення автоматичних посилань на літературу, що використовується в цій статті, передбачає вказування посилань у квадратних дужках типу [N], де N – номер джерела в списку літератури в кінці публікації. Такий спосіб нумерації прийнятий у статтях для українських наукових журналів, студентських курсових та дипломних роботах.
Для використання цього способу список літератури в кінці публікації оформимо з використанням автоматичної нумерації. Можна сказати, за допомогою нумерованого списку, створеного штатними методами Word.
Ставимо посилання
Щоб зробити автоматичне посилання на джерело в Word 2007 або новішої версії, виконуємо наступне:
1) переводимо курсор у будь-яке місце тексту в першому пункті списку літератури (наприклад, на назву).
2) переходимо на стрічку “Вставка”, далі вибираємо “Закладка”. З’явилося вікно додавання закладки, в якому необхідно ввести ім’я закладки та натиснути кнопку «Додати». Назва закладки може бути будь-якою, але не більше 40 символів, і не має містити пробілів та інших спецсимволів (крім знака підкреслення). Називати закладку найзручніше за прізвищем автора та парою ключових слів з назви статті, наприклад “Hashim_IT_decision_making”. Якщо ви впевнені, що цього автора у вас лише одна стаття, то можна залишити лише прізвище.
Можна створити закладки одразу на всі джерела, а потім перейти до проставлення посилань на них у тексті.
3) У тексті, у місці, де потрібно послатися на вищезгадану статтю, вставляємо квадратні дужки без пробілу і ставимо курсор між ними.
4) Тепер, щоб поставити автоматичне посилання, необхідно зробити перехресне посилання на встановлену закладку.
Для цього переходимо на стрічку “Вставка”, натискаємо “Перехресне посилання”. З’явилося вікно, в якому в списку “Тип посилання” потрібно вибрати Закладка, а в списку “Вставити посилання на” – вибрати “Номер абзацу”. Обираємо ім’я створеної закладки та натискаємо “Вставити”.
Усередині квадратних дужок з’явилася цифра 1, що відповідає порядковому номеру цієї публікації у списку літератури.
Автоматично оновлюємо посилання
Для того, щоб посилання в тексті автоматично оновилися, потрібно виконати дві дії:
1) Виділити весь текст, у якому слід перенумерувати посилання. Будьте обережні з виділенням тексту у всьому документі (Ctrl+A). Word розцінює автоматичний зміст як набір посилань, тому, якщо виділити його разом із текстом, зміст оновиться теж.
2) Натиснути F9
Після натискання на F9 посилання в тексті оновляться та набудуть значень, що відповідають знаходженню джерел у списку літератури.
Якщо ви видалили джерела зі списку, не полінуйтеся після оновлення переглянути весь документ ще раз. “Підвішені” посилання на неіснуюче джерело стануть позначені як “Помилка, закладка не знайдена“. Не забудьте видалити їх із основного тексту.